الإستخلاف الإداري

الإستخلاف الإداري

موضوع الخلافة الإدراية والإستخلاف الإداري "succession planning" هو إيلامٌ لا بد منه وقد يلامس مشاعر الجميع، لكنه ذا أهمية بالغة, إذ أنه هو الطريق الوحيد لإحلال الموظفين الجدد في مواقع الموظين القدامى، الذين قد أزفت ساعة رحليلهم وقد حان موعد وداعهم. لكن وبإتباع خطوات بسيطة يمكن القيام به وبسهولة:

·         على مستوى العالم بأسره، اللاعبون الأساسيون قلة قليلة في أي إدراة, ولذلك لا بد من تحديد مناصبهم في الإدارة، من أجل البدء في عملية الإستخلاف الإداري.

·         يملك هؤلاء اللاعبون مهارات وقدرات وإمكانات قد لا تكون عند غيرهم. لكن لا بد من تحديد هذه المهارات بدقة لكي يتسنى القيام بعملية الإستخلاف.

·         يجب القيام بعملية مسح شامل لكل موظفي الإدارة للبحث عن من هم اللذين لديهم جميع أو بعض الإمكانات التي يملكها اللاعبون الأساسيون. كما لا بد من تسجيل أسمائهم،مهاراتهم،خبراتهم ومعارفهم.

·         ومن ثم يقيم هؤلاء المرشحين، حتى وإن غاب نموذج الكفاءة عن إدارتك، لا بد من تحديد المرشحين الأكثر وضوحا على أقل تقدير.

·         لا بأس من إشراك المدراء والمشرفين وقادة الفرق في مهمة تصفية قائمة المرشحين لأهم خمسة أو ثلاثة مرشحين، يمكن زيادة الرقم أو إنقاصه حسب متطلبات الإستخالاف الإداري. لكن دائما وأبدا، ضع نفسك في هذه المهمة فأنت الإداري المسؤل عن هذه المهمة و أعرف، بمن ولماذا ولأي شيء تريد هذا المرشح أو ذاك.

·         بعد تصفية القائمة لأصغر عدد ممكن، يتم وضع هؤلاء المرشحين بجوار الموظفين المراد إستعاضتهم بهؤلاء الجدد. ويجب أن يُدفَعُ للمراد استبدالهم مقابل نقل خبراتهم، معارفهم، امكاناتهم ومواهبهم لهؤلاء الجدد. كما يجب أن يكون الدفع سخياً وإلا فلن تنجح عملية توجيه هؤلاء الجدد-"Mentoring process"- نجاحا مقبولا، إن لم  تفشل فشلا ذريعاً.

·         بعد ذلك يطلب لهؤلاء المراد استبدالهم بأخرون جدد، أن يجلسوا في مكاتبهم ريثما يحين موعد تقاعدهم المبكر أو المتأخر. بعدها ينقل اولائك الجدد لمناصب هؤلاء اللذين رحلوا. ويستلمون مسئوليةً كاملتا عن الإنتاج الذي هم بصدد العمل عليه.

·         لا بد من العمل على إلزام جميع موظفي الإدارة بتطوير مواهبهم وقدارتهم الداخلية. ولا بد من مراقبة تقدم الجميع. فهذه أفضل وسيلة لتجهيز عملية الإرتقاء الداخلي والإحلال التدريجي المنظم.

قد يقول مشرف، ما شأني أنا وهذه مهمة الإدرايون. لابأس، فأنت عضو أساسي في هذه العملية فلا يمكن أن يستخلف أحد من موظفيك أو زملاءك أو رؤسائك إلا بتعاون منك غير محدود. فإن كان المستبدل موظفك فلا بد أن تفهم هذه العملية لتتمكن من إحلال الجديد في مكان القديم. وإن كان زميلا لك فلا بد أن تتعاون مع الجديد حتى يتمكن من القيام بعمله. فأما إن كان أحد رؤسائك فيجب أن تكون مطيعا، ملبيا، وداعما لعملية إحلاله في مركز الرئيس القديم.

ضيف الله الخالدي