بناء التوقعات

يحق للموظف أن يعرف وبوضوح تام، ما الذي يراد منه إنجازه. ويجب على المشرف أن يوضح لموظفيه وبدقة بالغة ما الذي يراد منهم إنجازه. يجب على المشرف أن يتقن مهارة بناء التوقعات بشكل جيد وإلا سيتسبب بكثير من الأخطاء وسيضيع الكثير من الوقت والمصادر. إذا لم يعرف الموظف ما هو متوقع منه فإنه لن يعرف إلى أين يتجه، من أين يبداء وأين ينتهي و ذلك سوف يسبب مشاكل كثيرة منها ما يلي:

1- الموظف لا يستطيع أن يعمل في ظلام دامس:فعدم وضوح الرؤية و الأولويات يؤدي إلى ضياع الوقت والمصادر دون أن يتحقق شيء من الهدف مطلقاً.

2- الموظف لا يستطيع أن يعمل دون أن يعرف لماذا يعلم ولماذا يعمل: فعدم وضوح الهدف يؤدي إلى ضياع المقدرات الادارية وايضا دون أن يحقق شيءً من الهدف.

بينما التعليمات الواضحة والصريحة بالاضافة لتوقعات الغير مستحيلة يمكنها وضع المشرف والموظف في صفحة واحدة. وتجعل الموظف يؤدي ما هو مطلوب منه بإحتراف بالغ وتجعل المشرف في موقع يمكنه من رؤية كل ما يحدث وبتفصيل كامل.

يمكن بناء التوقعات في أي وقت. فيمكن أن تبنى في المراحل التالية:

في الوصف الوظيفي: لا بد أن يوضح الوصف الوظيفي وبتفصيل كافي ما هو مطلوب من الموظف، حتى يتمكن من الإستعداد ذهنيا وجسديا ونفسيا للقيام بتلك المهام.

في التوجيه: لا بد أن يعرف الموظف ما هو مطلوب منه وبتفصيل بصري وفعلي ليتمكن من إكتساب المهارات اللازمة للقيام بعمله.

في التدريب: لا بد أن يدرب الموظف تدريبا كافيا يستطيع من خلاله القيام بعمله بشكل كامل وبجودة عالية دون أن يتعرض لأي ضغط أو إجهاد نفسي.

في اجتماع الموظفين: لا بد أن يذكر الموظف بما هو مطلوب منه عند كل إجتماع. وفي كل إجتماع يذكر الموظف بواجبه بشكل مختلف وبطريقة مخلتفة، فالموظفون ليسو سواء في فهمهم واستيعابهم. منهم من يفضل التعليمات مكتوبه، وأخرون يريدنوها مصوره. وبعضهم يود لو أنها كانت مسموعة. بينما يفضل غالبهم أن تكون مصورة مسموعة.

في الملاحظات المستمرة على الانتاج: عندما يخطىء الموظف بالقيام بخطوة ما من خطوات الإنتاج يجب على مشرفه أن يكون متواجدا ويوجهه للإتجاه الصحيح والإجراء الصحيح. عند القيام بفحص الإنتاج، يجب أن يكون الموظف ومشرفه متواجدان ليتعلمان من أخطاء الموظف ويصححان ما كان خطأ.

في تقييم الأداء: لا بد للمشرف من تذكير موظفيه بواجباتهم الوظيفيه عند كل تقييم. وبشكل مختلف وبفكرة جديدة وأسلوب جديد يجدد فهم الموظفين لواجباتهم ومهامهم.

التوقع الكامل يتكون من ماهية المهمة، موادها، أدواتها ومعتداتها والإجراء الذي يتم من أجل القيام بها. ونهايتها التي عندها تحتسب إنتاجا كاملا قابلا لتقييم والتقديم.

لا بد أن يتدرب المشرف على بناء التوقعات تدريبا مفصلا حتى يتمكن من بناء توقعات كاملة قابلة لتنفيذ وبجودة لا تضاهى.

ضيف الله الخالدي