لتوقع مستويات من الوضوح، وكلما كانت في
مستوى أعلى من الوضوح كانت المهمة واضحة بقدر أعلى و فرص أدائها على الوجه الأكمل
أكثر. فقد تقول أريد كوبا من الشاي. هذا توقع كامل، لكنه ليس واضح. وقد تقول إريد
كوبا من الشاي خفيف التحلية وهذا توقع أيضا، لكنه توقع غير واضح. وربما تقول أريدك
أن تغلي هذا الماء حتى يفور وتضع عليه من هذا الشاي قدر كيس واحد، وتضع عليه من
هذا السكر كيس واحد أيضا ثم تقلبه بهذه الملعقة حتى يذوب المزيج، ومن ثم ترفع كيس
الشاي وتخرجة من الكوب. هذا توقع كامل و واضح إلى حد ما. لن تحتاج لإعادة هذا
الشرح لهذا الشخص أبدا، مرة واحدة وكفى.
المشرفين كما كل الإداريين يتعاملون مع
موظفين والموظفين بشر و لا يمكن لهم أن يقوموا بما هو مطلوب منهم إلا إذا كان الذي
يراد منهم واضحا وضوحا شديدا. فكيف يتم توضيح هذا الشيء. يتم توضيح المهام
المطلوبة من الموظف بإستخدام اسلوب بناء التوقع الكامل.
الإشراف إنما سمي إشرافا لأنه يتعامل مع
الموظفين في الميدان وهذا يعني أن التعليمات والتوجيهات والإرشادات إنما تعطى في
الميدان وعلى رأس كل مهمة. بمعنى إذا أراد المشرف من موظفة أن يقوم بمهمة ما فيجب
عليه أن يوضحها له توضيحا شديد الوضوح مما لا يدع مجالا لتفسيرات الموظف الشخصية
للطبيعة المهمة ودرجة الإتقان المطلوبة. بل يجب على المشرف أن يوضح المطلوب بشرح
مفصلٍ لما يجب أن تكون عليه نتيجة القيام بالمهمة.
الموظفون يفضلون العمل مع نوع من المشرفين والإداريين الذين يوضحون كل شيء
عن كل مهمة ولا يدعون الموظف وحده يفسر ما يراد منه. لأن الموظف يعلم أنه إن أعطى
المزيد من الوقت لإتقان مهمة ما فربما يتهم بالتباطء. وإن أنجزها بوقت قياسي فقد
يقال له أنه قد تسرع. لكن المشرف أو الإداري يحسم هذا الألم المبرح بتوقع كامل لمهمة واضحة
جلية لا تقبل التفسير أو التأويل.
يبنى التوقع الصحيح والكامل بإتباع
الخطوات التالية:
1. تحديد
ماهية المهمة: إنها تلميع هذه الكؤوس.
2. تحديد
الأسلوب الأمثل لإنجاز المهمة: يمكنك تلميعها هكذا بغمسها بهذا الحوض و فركها بهذا
المنديل.
3. تحديد
المواد التي يجب أن تستعمل في هذه المهمة: يمكنك ملء هذا الحوض بالماء وعصر بعض
الليمون فيه.
4. تحديد
الأدوات التي ستستخدم بهذه المهمة: : يمكنك تلميعها هكذا بفركها بهذا المنديل.
5. تحديد
المعدات التي ستستخدم بهذه المهمة: يمكنك ملء هذا الحوض بالماء لإستخدامه في عملية
التلميع.
6. تحديد
المدى الذي تنتهي عنده المهمة: يجب أن يكون الكأس متلألأً هكذا، مثل ذلك الكأس.
7. إيجاد
موجه للإسترشاد وهو ما يعرف بخط القاعدة: "يلمع الكأس هكذا مثل ذلك
الكأس"
8. تحديد
الوقت اللازم لإنهاء المهمة: يمكنك عمل ذلك في نصف ساعة.
9. تحديد
أسلوب تقييم الإنجاز: لتتأكد من لمعانها ضعها أمام ذلك الضوء وانظر للمعانها، فإن
كان مثل هذا الكأس فكفى.
10. الإجابة
بأريحية لكل سؤال يسأله الموظف مهما كان سخيفا. فإن كان سخيفا من وجهة نظرك فقد
يحمل أهمية بالغة بالنسبة لفهم الموظف.
بناء توقع مثالي من شأنه أن يساعد على
إنجاز مهمة بإتقان موافق لمستوى التوقع الذي وضعه المشرف أو الرئيس. ومطابقة
التوقع من شأنها حفظ وقت المشرف و وقت الموظف وإستغلال وقتيهما لمهام أخرى قد تكون
أكثر إلحاحا. وإنجاز المهام الأكثر إلحاحا يضع المشرف في موقع تمكن و يجعله يؤدي
كامل عمله بأريحية تامة ودون أن يرهق نفسه بمعاتبة موظفيه في ما لو لم يتم إنجاز
مهمامهم على الوجه الذي يريد، وذلك لأنه
يعلم أن السبب هو المشرف أو الإداري الذي طلب إنجاز تلك المهة و
الذي لم يبني توقع كامل لمهام موظفيه والذين ضاع وقتهم في إنجاز مهام بقدر أعلى من
المطلوب. إنه دائما يقول أنا السبب.
كل المهام الدورية المطلوبة من الموظف
بحاجة لبناء توقع واحد لكل موظف ولمرة واحدة. أما المهام الطارئة أو المؤقتة والتي
تصادف العمل أثناء اداءه، يجب أن يكون توقعها تفصيلي، وإلا لا تلوم الموظف، بل لم
نفسك لأنك لم تبني توقع مع الموظف. أيضا في ما لو أنجز الموظف المهمة بسرعة قياسية
وبجودة أقل فلا تلومنه، لأنك لم تتبع نظام بناء التوقعات مع الموظفين. ببساطة لم
تبني له توقعا من المستوى الثالث الكامل الواضح الجلي. وحتى إن أبطء في إنجازها،
ليس لك حق في لومه.
وتذكر أنك مشرف أو إداري لأنك يجب أن تقوم بذلك
وتستطيع القيام به ولديك من المعرفة والقدرة والوقت للقيام بذلك. أما الموظف فهو
موظف لأنه وظف لينفذ أوامرك حسب توقعاتك و مواصفاتك و مقاييسك وهو لا يحسن القيام
بها إلا كذلك. أما إن كنت لا تؤمن بأهمية بناء التوقعات فأطلب لخياط أن يحيك لك
ثوبا دون أن تبني له توقعا لثوبك، وانظر لذلك وتأمل فهل يُذْهِبُ عنك ما تجد
وتحاذر من شك في أهمية بناء التوقع في المستوى الثالث.
ضيف الله الخالدي
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق