الإستخلاف الإداري

الإستخلاف الإداري

موضوع الخلافة الإدراية والإستخلاف الإداري "succession planning" هو إيلامٌ لا بد منه وقد يلامس مشاعر الجميع، لكنه ذا أهمية بالغة, إذ أنه هو الطريق الوحيد لإحلال الموظفين الجدد في مواقع الموظين القدامى، الذين قد أزفت ساعة رحليلهم وقد حان موعد وداعهم. لكن وبإتباع خطوات بسيطة يمكن القيام به وبسهولة:

·         على مستوى العالم بأسره، اللاعبون الأساسيون قلة قليلة في أي إدراة, ولذلك لا بد من تحديد مناصبهم في الإدارة، من أجل البدء في عملية الإستخلاف الإداري.

·         يملك هؤلاء اللاعبون مهارات وقدرات وإمكانات قد لا تكون عند غيرهم. لكن لا بد من تحديد هذه المهارات بدقة لكي يتسنى القيام بعملية الإستخلاف.

·         يجب القيام بعملية مسح شامل لكل موظفي الإدارة للبحث عن من هم اللذين لديهم جميع أو بعض الإمكانات التي يملكها اللاعبون الأساسيون. كما لا بد من تسجيل أسمائهم،مهاراتهم،خبراتهم ومعارفهم.

·         ومن ثم يقيم هؤلاء المرشحين، حتى وإن غاب نموذج الكفاءة عن إدارتك، لا بد من تحديد المرشحين الأكثر وضوحا على أقل تقدير.

·         لا بأس من إشراك المدراء والمشرفين وقادة الفرق في مهمة تصفية قائمة المرشحين لأهم خمسة أو ثلاثة مرشحين، يمكن زيادة الرقم أو إنقاصه حسب متطلبات الإستخالاف الإداري. لكن دائما وأبدا، ضع نفسك في هذه المهمة فأنت الإداري المسؤل عن هذه المهمة و أعرف، بمن ولماذا ولأي شيء تريد هذا المرشح أو ذاك.

·         بعد تصفية القائمة لأصغر عدد ممكن، يتم وضع هؤلاء المرشحين بجوار الموظفين المراد إستعاضتهم بهؤلاء الجدد. ويجب أن يُدفَعُ للمراد استبدالهم مقابل نقل خبراتهم، معارفهم، امكاناتهم ومواهبهم لهؤلاء الجدد. كما يجب أن يكون الدفع سخياً وإلا فلن تنجح عملية توجيه هؤلاء الجدد-"Mentoring process"- نجاحا مقبولا، إن لم  تفشل فشلا ذريعاً.

·         بعد ذلك يطلب لهؤلاء المراد استبدالهم بأخرون جدد، أن يجلسوا في مكاتبهم ريثما يحين موعد تقاعدهم المبكر أو المتأخر. بعدها ينقل اولائك الجدد لمناصب هؤلاء اللذين رحلوا. ويستلمون مسئوليةً كاملتا عن الإنتاج الذي هم بصدد العمل عليه.

·         لا بد من العمل على إلزام جميع موظفي الإدارة بتطوير مواهبهم وقدارتهم الداخلية. ولا بد من مراقبة تقدم الجميع. فهذه أفضل وسيلة لتجهيز عملية الإرتقاء الداخلي والإحلال التدريجي المنظم.

قد يقول مشرف، ما شأني أنا وهذه مهمة الإدرايون. لابأس، فأنت عضو أساسي في هذه العملية فلا يمكن أن يستخلف أحد من موظفيك أو زملاءك أو رؤسائك إلا بتعاون منك غير محدود. فإن كان المستبدل موظفك فلا بد أن تفهم هذه العملية لتتمكن من إحلال الجديد في مكان القديم. وإن كان زميلا لك فلا بد أن تتعاون مع الجديد حتى يتمكن من القيام بعمله. فأما إن كان أحد رؤسائك فيجب أن تكون مطيعا، ملبيا، وداعما لعملية إحلاله في مركز الرئيس القديم.

ضيف الله الخالدي

الفوضى الخلاقة

الفوضى الخلاقة

يعتقد بعض المنظرين أن الفوضى الخلاقة ليست مجرد طيش مهتز، بل هي شكل خفي من النظام. حسب إعتقادهم تعتبر نظرية الفوضى المحرك الخفي لمسألة الإبداع. يعتبرون أنه في الحقيقة لا وجود للفوضى، مايعتقدونه أنها مستوى أخر من النظام والإنتظام، متداخلة في النظام ذاته.  ويقولون بأن الإنتظام والعمل الإبداعي لا يمكن أن يسيران جنبا إلى جنب. يقولون أن الفوضى كفيلة بالإنتظام المنظم الأكثر إنتظاما وعدلا وصحة وحقيقة  وهي أبقى من النظام.

  كما أن العاملين في مجال الإبداع يفضلون بيئة فوضوية تحيط بهم وبإبداعهم. يقول أحدهم أن العمل الإبداعي يبدأ على شكل عمل تدميري. كما يقول بعض الطهاة: لا يمكن صنع عجة البيض دون أن يكسر بعض البيض، وهم يعنون بذلك أنه لا بد للإبداع من فوضى. ويقول أحد النحاتين، لا بد أن يحطم كثير من الحجارة من أجل الخروج بتمثال واحد مقبول. ويقول أحد المبرمجين:يحتاج البرنامج الناجح الكثير من البرمجة و إعادة البرمجة والمسح والخطا والصواب والفوضى والكثير من القهوة والشاي وشكل مدمر لمكتب المبرمج لكي ينجز بشكل إحترافي ولا يمكن أن ينجز بغير ذلك.

إذن الظاهرة موجودة في بيئة الإبداع أصلا. وما أن تنتزع لا يمكن أن يكون هنالك إبداع مطلقاً. وعليه ينعدم التطوير والإنجاز ويكتفى بتتبع ما كان عليه أباءنا، حتى وإن كانوا لا يفقهون شيئا ولا يعقلون، دون أن يجدد أحد شيء أبدا.لا بد من وجود إبداع حي، حتى في أشد الأنظمة إنتظاما وأعتاها ظلاما، وأقساها قلباً. يعتمد كل شيء على الإبداع، السيارة، الطائرة، البيت، هذا المكيف الذي يضرب على رأسي وهذا الكوب الذي في يدي وهذه القهوة الذيذة، كلها إبداعات بشرية تدل على عظمة الذي خلق الإنسان وإستخلفه في الأرض وأمره بأن يعمرها. قد يقول أحد: هل يستطيع الإنسان أن يعمر الأرض بإتباع نسق واحد لا يحيد عنه أبدا. الإجابة يمكن له ذلك لكن لن يكون فيها أي إبداع، بل ستكون نسخة مكررة لما سبقها من تكرر، ونسخة أخرى مكررة لما سبقها من تكرر. إلا أن يرفع الله عن الإنسان السأم والملل.

ما يعنينا في كل هذا العرض مسألة الإبداع في بيئة العمل وإلى أي مدى يمكن السماح بها. إذ أن الموظفين يفضلون دائما طرقهم الخاصة في إنجاز المهام ولو إتبعوا الإجراءات المكتوبة لقضوا ردحا من وقتهم في إنجاز تلك المهام. فهل على المشرف أن يتبع الإجراءات أم يتبع الفوضى الخلاقة. أم يبقى على مسافة واحدة من الأثنين.

الإجابة تعتمد على سياسة المنشأة في هذا الأمر. فقد تعمل مشرفا لدى شركة إبداعية تعتمد الفوضى الخلاقة سياسة لها. وقد تعمل لدى شركة تصر سياساتها على رتابة الأمور في سلم متعبٍ، مملٍ، مزهقٍ، ومرهق. المشرف يجب عليه إتباع مايريدون، كما يقول أحدهم: إعقل الجمل في المكان الذي يريده صاحبه، دون أن تبدع في شد وثاقه، لأن صاحبه يريد ذلك، وأنت من يجب أن ينفذ ما يريد صاحب الجمل. فكن حريصا على إتباع إجراءات ربط الجمل محترسا من أن توثقه بطريقة غير مطابقة لما يجب أن يكون على الوثاق.

لكن مهما كانت الأمور صارمة وعمياء، هنالك متسع من الوقت لسماح لشيء من الإبداع في إنجاز العمل. الموظفون لا يلتزمون أبدا بسياسة الشركات، ودائما ما يصنعون لأنفسهم طرقا تختصر الوقت والجهد. فلماذا لا يلتزمون. عادة سياسات الشركات تألف من قبل أشخاص لا يعدون عن كونهم أشخاصا يملكون صلاحية وضع هذه السياسات ليس إلا. بينما الموظفون هم اللذين يتلقون هذه العصي ولا يساهمون في عدها. فهم أعلم بإيلامها لهم ولعملائهم. هم دائما الأقرب للعميل والأعرف بتفضيلاته وبحاجاته والأقدر من جميع موظفي الشركة الكبار على تلبيتها وإنجازها في الوقت المحدد، وبالطريقة الصحيحة. فلا تكن خشنا صلبا جامدا متيبسا. بل كن في الوسط دائما. فمسؤليتك تتكون من أمرين، إرضاء المدير وإرضاء الموظف من ناحية وإرضاء العميل من ناحية أخرى، وهدفك الرئيسي هو رضى العميل دون أن تخسر أحد من موظفيك أو قادتك، فطالما أن العمل يسير على قدم وساق ومطابق للمواصفات والمقاييس والعميل راض عنه غير غضبان فلا بد من السماح لقليل من الإبداع في إنجازه لقتل الملل الذي يصيب الموظف الذي هو من يجعل أرقام كبار الإداريين حقيقة وعليها دليل واضح لا يقبل اللبس أو الشك.

ضيف الله الخالدي

ماهية التعلم

ماهية التعلم

التعلم يحدث حينما نحصل عقليا أو نفسيا على فهم شيء ما. فقد نشعر بشيء ما، حدث أو شعور يجعلنا نترجمه إلى كلمات نفهمها ونفسرها ونحفظها ونستديعها عند الحاجة، ونرافق هذه الحدث أو الشعور بإجراء ما يعيننا على الإستيعاب. ومن ثم نستخدم هذه القدرة أو المعرفة المكتسبة مع المهارات والمعارف التي لدينا ونقوم بعمل شيء ما لتكون تلك المهارة أو تلك المعرفة لنا وملكنا. عندما تكون طفلا، قد يتشاجر والديك حول قضية بعينها, يضع هذا الحدث في عقلك الكثير من المعلومات والتفسيرات والكلمات. ويبقى هذا الحدث ما بقيت إلا ما شاء الله.

المعارف و المهارات يمكن إكتسابها في أي مكان وأي وقت. التعلم حدث لا مناص منه فنحن نتعلم دائما. لكن ولكي نتعلم مدى الحياة لا بد من صيانة سلوك تعلمي على المستوى الشخصي والإحترافي. فرب مهارة نفعها شخصي وأخرى نفعها إحترافي. المتعلم لا بد له من محفز يدفعة لتطوير مهاراته وزيادة معارفه. التعلم يمكنه تعزيز فهمنا للعالم المحيط ويعطينا تفسيرات لكل حدث يحدث في محيطنا ويمكنه رفع مستوى حياتنا وتحسينها للإفضل. التعلم يرفع من مستوى الثقة بالنفس وبالتالي يجعلنا نحترم أنفسنا. التعلم يجعلنا نقبل التغيير وندعمه و نقبل الغير و نقبل أن نكون عرضة للمخاطر، فالمعارف والمهارات، تعطينا شجاعة وأجنحة تحلق بنا فوق مدى تمكن الخوف. التعلم يساعدنا على الإنجاز والرضا النفسي عن الحياة. يتحدانا أحيانا ويعيننا على تحدياتنا أحيانا أخرى، كما أنه مليء بالمرح والفرح والأنس والبهجة ويرسم دائما إبتسامة الرضى على وجوهنا ويجلي التعاسة ويبعد الضيق وينحر الملل.

لكي تتعلم لا بد أن تتعلم كيف تتعلم. إذ لا بد لك من أن تكون منظما، لا تضيع لحظة واحدة دون أن تدخل في عقلك شيء يغذيه. يجب أن توجد وقتا لتعلم وهذا الوقت يجب أن يكون دائما،بحيث تحول كل لحظة تعيشها إلى فرصة تعلم. يجب أن تكون باحثا محترفا وتجيد الحفر والتنقيب عن تلك الجواهر الثمينة والدفينة في أعماق الكتب. و لا بد أن تجيد الكتابة التي لا تتأتى إلا من كثرة القراءة. وقبلها يجب أن تكون قارءا فعالا، يقرأ ويحلل ويستوعب ويعيد القراءة. لا بأس أن يكون لك ملخصك الخاص لتسجل عليه كل ما ينال إعجابك من قصص واحداث وحالات ومقالات. كما يجب عليك أن تراجع ما قرأت، ففي كل مرة تقرأ بها نفس الكتاب ستشعر أنك تقرأ نسخة جديدة لم تطلع عليها من ذي قبل.

أما البحث عن المعلومات فله مهارات تشبه كثيرا مهارات البحث عن الأثار والتنقيب عن المعادن و صيد اللآلئ واللحاق بالكنوز. لا بد للباحث أن يكون صبورا كالصياد، ولا بد أن يكون جلدا كالمنقبين، ولا بد أن يكون صامتا كهيبة الصمت.

وهذا كله يرمي إلى تعلم وإتقان مهارة الإرشاد والتوجيه. والهدف منهما تحسين الأداء وبصورة مستمرة. والتركيز دائما على الآن و هاهنا، ليس على الماضي والمستقبل البعيد. المشرف الذي لا يتعلم ، لا يمكن أن يعلم. المشرف الذي لم يتدرب لا يمكنه أن يدرب. المشرف الذي لم يعمل لا يمكن أن يقود الناس للعمل. والعمل مستمر إذا حضر المشرف أو تغيب. لأن العمل لا يؤدى من أجل سواد عيون المشرف، إنما من أجل أسباب أخرى.

ضيف الله الخالدي

بذرة من أشجار المعلومات

بذرة من أشجار المعلومات

المعلومات ماهي إلا ثمارٌ تقطفُ من أشجارِ الأفكار التي زُرِعَتْ من ذي قبل. وإذا ما زرعت سوف تنبت أشجارا من أفكارٍ أخر, قد تثمر أفكارا ومعارف أخرى.فزراعة المعلومات مهارة مهمة يجب على القائد أن يتقنها ويتميز فيها.

إن زراعة المعلومات ليست على مسافة بعيدة من الزراعة الطبيعية فهي تحمل نفس المفاهيم والأساليب. حيث تبدأ زراعة المعلومات بتهيئة التبربة الحاضنة تهيئةً مناسبة ومن ثم ترمى بذور المعلومات فيها ثم تروى جيدا بسقيا مناسبة. فتثمر تلك الثمار اليانعة من أفكار بألوان وأشكال شتى.

لتزرع معلومة في موظفيك، يجب أن تهيئ ذواكرهم لها بإعادة ترتيبها وتنسيقها بشكل جيد. فتعرضهم للمعلومة. وتتركها عندهم ردحا يسيرا ومن ثم تتابعها وترويها بتحديثات ذات علاقة بها. ثم لا تلبث حتى تحصد ما زرعت فيهم. إذ إن هذه المعلومة ستنعكس على آدائهم، وسلوكهم، وانتاجيتهم.

أثناء الأجتماع بالموظفين، لا بأس من طرح المسائل لنقاش المفتوح، وليس الطرح الإملائي المعروف. وهناك وسائل وطرق لهذا الطرح ومنها العصف الذهني والذي يطرح به سؤلا ويتاح للجميع المساهمة في الحل ومن ثم يختار الحلول الفضلى التي يجمع الغالبية على أفضليتها على غيرها. فتصفى الحلول لحلٍ واحدٍ يجمع عليه الأغلبية. ومنها أيضا، أساليب حل المشاكل الأخرى كعظم السمكة والأساليب الإحصائية وما إلى ذلك من وسائل وطرق.

عندما يعامل الموظف على أنه عالم بعمله و محترف وبطريقة علمية إحترافية، يزداد تعظيمه لذاته وبالتي يزداد احترامه لعمله، وتقديره لبيئة العمل، ويزاد شغفه بالعمل والتحسين والتطوير ويستجيب سريعا لتغيرات الإجابية. ويفرح بفرص التدريب والتعليم. بينما إذا ما عومل على أنه نكرةٌ ضعيفٌ ولا يكاد يبين، تصرف على هذا الأساس، وماتت ملكة الإبداع في ذاته. وأصبح كجهاز يدار بالأوامر والنواهي كما تُدار السيارة بموقودها. فيصبح عديم الإحساس، عديم الرؤية، عديم الإهتمام بما يؤديه، فهو لا يعنيه إن تم إنجازه على الوجه الأكمل أم عليه أن يعيده.

لا بد من زراعة الإتقان في الإدراة وتروية هذا الإتقان بماء المعرفة وتسميده بمغذيات العلم المفيدة، والتي ستسهم في بناء الجودة وترفع من الآداء وتجعل من الفعالية والكفاءة معيارا لإنجاز. فيصبح العمل أكثر لينا وأكثر زينا ومليئا بالمتعة والرغبة في الإنجاز. وكل ذلك من بذرة معلومات رماها قائد ما في أرضية قد جهزها لها، ثم سقاها بماء المعرفة وغذاها بالعلم وآتت أكلها ضعفا والله يضاعف لمن يشاء.

ضيف الله الخالدي

الغضب

الغضب

الغضب عاطفة إنسانية طبيعية، ولكن عندما نفشل في التحكم به يتحول إلى أداة تدمير تسبب الكثير من المشاكل، وبالذات في بيئة العمل.

يتدرج الغضب من كونه مجرد توتر بسيط إلى أن يصبح غيظاً وحنقاً وإنتقاماً، ويصاحبه بعض التغيرات النفسية والجسدية.فعندما نغضب يزيد معدل نبضات القلب ويزيد ضغط الدم، ويزيد معدل إفراز الهرمون أدرينالين و النورأدرينالين من الغدة الكظرية.

أسباب الغضب معروفة بشكل جيد فهو يحدث عند نضوب الذات دائما وأبدا لذلك يجب علينا تجنب استنزاف موارد الذات. فيجب أن ننام بقدر كافي ونأكل بقدر معقول ونصلي كل صلاة على وقتها ونذكر الله فيما بينها كما يجب علينا أن لا ننسى القراءة. أما الأهم فهو السمو بالنفس عن ماحرم الله فإن مواردها لا تتجدد كما غيرها من ملكيات الذات.

ضيف الله الخالدي

الصادات الثلاث

الصادات الثلاث

الصادات الثلاث هن الدروع الثلاث اللآتي يمكنك مقارعة أياً كان بهن فمن هن.

إنهن على النحو التالي:

الصبر هو سيد التأني والتريث ومدبر التفكير والتخطيط وصاحب الحكمة والرشاد.

الصلاة أم العبادات وذات الخيرات والبركات والمغفرة والناهية عن الفحشاء والمنكر. والمعينة على النصر إذا ما كان معها صبر وثبات.

الصمت وهو هيبة تستر ما وراءها.

بهذه الثلاث يمكنك مبارزة أي كان، ومقارعة أي ظرف والإنتصار نصرا مؤزرا.

نقلا عن الأستاذ فايز العنزي وبتصرف

ضيف الله الخالدي

أحد موظفيك في مكتب المدير

أحد الموظفين في مكتب المدير

تذهب لمكتب المدير فتتفاجئ بأن أحد موظفيك خارج منه. ماذا تفعل. تتجاهل الأمر وتعود أدراجك وتصرف لموظفك إنذارا، لتجاوزه نظام سلم الأوامر. أم تتجاهل الأمر وتجعل طريقك لمكتب السكرتيرة مدعيا التصبيح عليها. أين الطريق؟.

لا هذا ولا ذاك. القائد المتمكن لا يخسر أحدا على الإطلاق. إفعل مايلي:

اوقف الموظف بلطف و اربت على كتفه وقل:"أين كنت ياعزيزي".لن يكذب وسيقول بعزة وشقاق ممجوجة بنبرة إستعلاء:"عند المدير".

تجاهل الأمر وأكسب التوقيت والمناسبة واتجه للمدير. سيشعر المدير أنك لاحظت وجود الموظف عنده. وسيقول:"كان موظفك عندي، لقد احتجناه لجلب ملف مستعجل من البريد". كن مسايسا ولبقا وقل:"كلنا طوع أمرك يا أبا يزيد". سيسعد أبا يزيد بإجابتك. 

ثم ناقش ما كنت قادم من أجله. ثم بعد ذلك إذهب لموظفك على الفور وقل له:"عمرو لا بأس بالذهاب لشأن المدير؛لكنك لو أخطرتني بذلك لكان خيرا لي ولك، أرجو أن تكون حذرا ولا تذهب لأي مكان بغير إذني حتى وإن طلبك من طلب، هل فهمت ياعمرو". سيحاول الموظف التصرف كما أنه لا ذنب له. اربت على كتفه وقل:"لا بأس؛جل من لا يخطئ".

الآن أكدت لمديرك أنك أحد المرشحين لنيل تحالفه، وأكدت لموظفك أنك أنت الأقوى حتى وإن كان الذي طلبه مديرك وسيتصرف من الآن فصاعدا بأسلوب أفضل وكياسة أحسن. وبذلك فقد حافظت على علاقتك والموظف، وعلاقتك والمدير وهذه ما تعرف  بصيانة العلاقات.

إحترس جيدا عندما يكون مديرك أحد أسباب تواجد موظفك في حالة غير مطابقة لما يجب أن يتواجد فيه الموظف، وتصرف بحكمة وانتباه. وإلا سوف تصنع لنفس عدوا أقوى منك سلطتاً وأعلى منك إدارياً. دون أن تكون مضطرا لذلك. فكن حذراً وقائداً فذاً.

ضيف الله الخالدي